Dlaczego warto wdrożyć w swojej organizacji system ERP? Czy tylko firmy produkcyjne potrzebują takiego rozwiązania? Jakie są przesłanki, mówiące o tym, że taki system jest potrzebny?
Wg danych GUS w Polsce mamy ponad 2,3 mln aktywnych przedsiębiorstw. Z przeprowadzonego badania GUS: „Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych w 2017 roku” wynika, że co trzecie przedsiębiorstwo w Polsce wykorzystuje rozwiązania ERP lub CRM. Ponad połowa małych i średnich przedsiębiorstw nie korzysta z systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Dlaczego tak jest? Powodów zapewne jest wiele, jednak w mojej ocenie główne z nich to:
- Mała świadomość kadr zarządzających przedsiębiorstwami o korzyściach płynących z posiadania spójnego systemu informatycznego, które przy spełnieniu pewnych kryteriów mogą istotnie przewyższać poniesione koszty na wdrożenie systemu
- Niechęć do zmian. W wielu firmach panuje obawa przed wdrożeniem nowych technologii, które wymagają reorganizacji praktycznie całego przedsiębiorstwa, co w początkowej fazie wdrożenia może chwilowo spowolnić pracę.
O tym dlaczego warto wdrożyć system klasy ERP opowiem na przykładzie firmy SOLIDEXPERT w której pracuję od 7 lat.
Firma powstała w 2002 roku, od początku swojej działalności jako autoryzowany dystrybutor SOLIDWORKS w Polsce specjalizujemy się w dostarczaniu rozwiązań klasy CAD/CAM/CAE/PDM/ERP. Jesteśmy firmą handlowo-usługową, nie ma u nas produkcji, logistyka i magazyn są wykorzystywane w minimalnym stopniu, kluczowym obszarem dla działalności firmy jest sprzedaż oprogramowania inżynierskiego oraz usług z tym związanych takich jak szkolenia, wdrożenia, konsultacje czy audyty. Gdy w 2011 dołączyłem do SOLIDEXPERT, zespół liczył 12 osób, każdy wiedział co miał robić, nikt nie potrzebował dodatkowych programów. W 2011 samodzielnie wdrożyliśmy nowy system CRM (Microsoft Dynamics 365 CRM) oraz zmigorwaliśmy pocztę do usługi Exchange. Na potrzeby ofertowania oraz archiwizacji dokumentów wykorzystywaliśmy dobrze nam znane oprogramowanie SOLIDWORKS PDM Professional. Księgowość była prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe, a bieżące faktury tworzyliśmy w Symfonii.
Ostatnie 6 lat to dla nas intensywny czas rozwoju.
Rokrocznie powiększaliśmy zespół. W grudniu 2017 firma liczyła już ponad 70 osób, podczas gdy jeszcze w styczniu liczba zatrudnionych pracowników wynosiła 34. Dodatkowo portfolio oferowanych produktów znacznie się powiększyło, rozwiązania SOLIDWORKS to 14 różnych aplikacji, do tego dochodzą dodatki i programy wspierające, a także nasze autorskie rozwiązania (ponad 50 makr i 14 aplikacji). Ponadto postanowiliśmy rozbudować zakres oferowanych rozwiązań i usług – mam tu na myśli rozwiązania klasy ERP, aby móc oferować naszym klientom bardziej kompleksowe rozwiązania. Podjęliśmy współpracę z Microsoft, dzięki czemu do naszego portfolio trafiły takie produkty jak: Dynamics NAV, Dynamics CRM, Azure, Power BI, a także pozostałe usługi w ramach rozwiązań Microsoft 365 jak np.: Office 365. W rezultacie zaczęliśmy obsługiwać większą liczbę klientów (obecnie ponad 1 600 firm w Polsce), a co za tym idzie znacznie powiększyła się liczba generowanych dokumentów (oferty, maile, raporty, itp.) oraz transakcji finansowych. W firmie zostały jasno wyodrębnione jednostki organizacyjne: sprzedaż, wsparcie techniczne, administracja, szkolenia, dział utrzymania klienta, R&D, zarząd, CAM, IT, HR, księgowość oraz ERP. Stworzyliśmy procedury i jasno zdefiniowaliśmy standardy jakimi się szczycimy od początku działalności SOLIDEXPERT. Jednak mimo tego borykaliśmy się z kilkoma trudnościami:
- Korzystaliśmy z wielu aplikacji opartych na różnych bazach danych, co wymagało tworzenia wielu kont dla zespołu.
- Wiele informacji było przepisywanych z jednego systemu do drugiego – brak integracji i przepływu pracy, co wymagało „ręcznego” przekazywania dokumentów.
- Excel, Excel, Excel… wiele dokumentów, tabel, tworzonych na potrzeby firmy i indywidualnie przez poszczególne osoby. Można było powiedzieć, że każdy miał swoje tabelki.
- Ograniczony dostęp do analityki biznesowej w czasie rzeczywistym, aby uzyskać dostęp do raportów konieczna była ingerencja księgowości.
- Kontrola nad wydatkami oraz wpływami wymagała dużego nakładu pracy.
- Częściowe wykorzystanie funkcjonalności systemu CRM (brak synchronizacji kalendarzy, obsługi szans sprzedaży, ograniczone śledzenie działań i kampanii marketingowych).
Tak intensywny rozwój firmy wymagał od nas zweryfikowania istniejących procedur, automatyzacji powtarzalnych czynności, scentralizowania wielu wykorzystanych aplikacji w jeden spójny system. Postanowiliśmy pozostać przy rozwiązaniach opartych o platformę Microsoft. Część rozwiązań wymagała ponownej analizy i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności, a będąc partnerem Microsoft posiadaliśmy odpowiednie kompetencji, aby samodzielnie wdrożyć kolejne produkty jak Dynamics NAV, Office 365 oraz Active Directory. Zdefiniowaliśmy główne cele, które determinowały późniejsze etapy wdrożenia:
- Połączenie wielu baz danych użytkowników oraz słowników w jednym systemie.
- Usprawnienie komunikacji w zespołach, redukcja liczby generowanych maili.
- Szersze wykorzystanie możliwości obecnego systemu CRM (składanie zamówień do realizacji, szanse sprzedaży, ofertowanie).
- Zwiększenie produktywności zespołów poprzez dokładniejszą analizę wyników sprzedaży z podziałem na osoby, towary czy lokalizacje biur.
- Dostęp do aktualnych wyników sprzedażowych. Możliwość szybkiej oceny rentowności transakcji,
Powyższe potrzeby zrealizowaliśmy poprzez wykorzystanie wyżej wspomnianych produktów oraz autorskich rozwiązań dedykowanych pod potrzeby naszej organizacji. Obecnie korzystamy z takich narzędzi jak:
- Active Directory – główna baza użytkowników, w jednym miejscu definiowani są użytkownicy, grupy oraz uprawnienia. Dzięki wdrożeniu AD użytkownik ma jeden login do wszystkich systemów.
- Office 365 – cały zespół posiada dostęp do aplikacji w pakiecie Office 365 Business Premium, co daje dostęp nie tylko do standardowych aplikacji jak Word, Excel czy Power Point, ale również do Teams (podstawowy komunikator w firmie), Skype dla Biznesu, Planner (planowanie zadań w ramach zespołu).
- Dynamics CRM – system do zarządzania relacjami z klientami, w nim są ewidencjonowane wszystkie działania realizowane per klient i kontakt (rozmowy, maile, terminy, zamówienia, oferty, szanse sprzedaży, akcje marketingowe)
- Dynamics NAV – system ERP wdrożony w zakresie księgowości, sprzedaży oraz magazynu. Poza standardową funkcjonalnością stworzyliśmy dostosowany import zamówień z systemu CRM, a także możliwość uzyskania szczegółowych raportów sprzedaży opartych o spływające zamówienia (jeszcze przed zaksięgowaniem).
- Autorskie rozwiązania:
- BONUS – system do rozliczania prowizji za sprzedaż i usługi dla poszczególnych pracowników,
- TRIPTRACK – system do rozliczania delegacji oraz obsługi floty samochodów,
- SZKOLENIA – system do obsługi szkoleń prowadzonych przez SOLIDEXPERT, pozwala na rezerwacje zasobów (instruktor, sala szkoleniowa), a także przypisać uczestników. System jest zintegrowany z CRM.
- URLOPY – system pozwalający nie tylko składać i zatwierdzać wnioski urlopowe ale także wyznaczać zastępstwa. Ten bardzo funkcjonalny system także zintegrowany jest z CRM.
Cześć powyżej opisanych rozwiązań została wdrożona znacznie wcześniej niż system ERP (np.: pakiet Office 365). Analiza przedwdrożeniowa, kastomizacja, wdrożenie systemu wraz z integracją z CRM zajęły na około 8 miesięcy. Największym wyzwaniem było dla nas utrzymanie wysokiej motywacji oraz determinacji w osiągnięciu zamierzonego celu. Ponieważ było to wdrożenie wewnętrzne utrzymanie stałego zaangażowania od strony klienta było trudne ze względu na codzienne obowiązki, które nieraz przesuwały wdrożenie na drugi plan, co generowało opóźniania i frustracje zespołu wdrożeniowego. Prace wdrożeniowe systemów ERP i CRM były prowadzone równolegle, co w jeszcze większym stopniu angażowało dział IT, administracje, cześć zespołu handlowego i technicznego. Niemniej jednak wdrożenie zostało zakończone z powodzeniem o czym świadczą kolejno trafiające do systemu zamówienia sprzedaży, wystawiane faktury czy inne dokumenty księgowe. Wraz z uruchomieniem systemu udało nam się zredukować liczę samodzielnie tworzonych dokumentów, których przykładem mogą być licznie generowane arkusze kalkulacyjne. Nikt już nie traci czasu na ręczne przepisywanie danych z zamówień, ponieważ dzięki dwukierunkowej integracji dane są przesyłane miedzy systemami CRM/ERP, a dzięki wykorzystaniu funkcjonalności MS Dynamics NAV wiele dotychczasowych działań biura rachunkowego są realizowane w sposób automatyczny. Zarząd ma bezpośredni dostęp do odpowiednio przygotowanych raportów taki jak: ilość sprzedanych produktów, średnia wysokość przyznawanych rabatów, sprzedaż do określonych grup klientów, dochód firmy, rentowność sprzedaży, itp. Pracownicy posiadają 1 login do wszystkich systemów, a dział IT w łatwy i szybki sposób może nadawać uprawnienia i zarządzać bezpieczeństwem systemów.
Podsumowując, rynek wymaga od przedsiębiorców coraz większej konkurencyjności, a systemy informatyczne mają firmą w tym pomagać:
- Firmy, bez względu na branże w której działają, widząc perspektywy rozwoju muszą uwzględnić wdrożenie systemu do zarządzania przedsiębiorstwem. Brak odpowiednich decyzji może skutkować zwiększaniem kosztów dostarczanych usług lub produktów, nierentownością firmy czy brakiem konkurencyjności na rynku. W naszym przypadku mogłoby to być zmniejszenie sprzedaży, konieczność zwiększania zatrudnienia w dziale administracji, co w efekcie podniosłoby koszt prowadzenia firmy przy jednoczesnym spadku wpływów.
- Decyzja o wdrożeniu „własnymi siłami” ma tylko uzasadnienia, w przypadku kiedy firma specjalizuje się w danym obszarze. Do wdrożenia tak złożonego systemu jak ERP konieczna jest szeroka wiedza zespołu wdrożeniowego składającego się z konsultantów, programistów czy kierownika projektu. Zatrudnianie całego zespołu tylko na potrzeby własnego wdrożenia podniesie koszty eksploatacji systemu oraz będzie wymagało dłuższego czasu wdrożenia (np.: ze względu na rekrutacje kompetentnego zespołu).
- Wybierając system do zarządzania przedsiębiorstw warto zweryfikować jakie inne rozwiązania oferuje dany producent. Standaryzacja na rozwiązaniach globalnej firmy niesie za sobą wiele korzyści jak np.: łatwa integracja wielu systemów (CRM/ERP) poprzez gotowe mechanizmy, aplikacje ułatwiające komunikacje wewnątrzfirmową czy licencjonowanie. Zdecydowaliśmy się na platformę Microsoft, ponieważ poza wykorzystywanym wcześniej systemem CRM, oferowała dodatkowe rozwiązania jak ERP (NAV), usługę zarządzania uprawnieniami (AD) czy liczne aplikacje pakietu Office 365, co w naszym przypadku znacznie ułatwiło integracje wielu systemów.
Jestem przekonany, że przed podobnymi dylematami stoi niejedna firma. Wdrożenie systemu do zarządzania przedsiębiorstwem ma na celu usprawnienie funkcjonowania firmy, ale aby tak się stało decyzja o wdrożeniu musi zostać podjęta z pełną świadomością procesu przed jakim przedsiębiorstwo stanie, co również się wiąże z pełnym zaangażowaniem nie tylko kadry zarządzającej ale również docelowych użytkowników systemu.
