Gdy plik w przechowalni PDM zostanie zmodyfikowany, użytkownik po wprowadzonych zmianach może go zaewidencjonować. Spowoduje to utworzenie jego nowej wersji na serwerze PDM, która to stanie się dostępna dla innych użytkowników.
Kwestia kiedy plik zostanie zaewidencjonowany jest decyzją użytkownika, w związku z tym to użytkownik wywołuje świadomie działanie zaewidencjonowania.
Nierzadko zdarza się, że użytkownik po zmianach pozostawi plik wyewidencjonowany i zapomni o nim.
W wielu firmach dobrą przyjętą praktyką jest okresowe ewidencjonowanie plików w przechowalni PDM. Tutaj można np. skorzystać z wyszukiwania plików, które mamy wyewidencjonowane:
Można również wywołać zaewidencjonowanie zaznaczając wiele folderów:
System przefiltruje wtedy zawartość pod kątem plików wyewidencjonowanych przez danego użytkownika i zaproponuje ich ewidencję:
Dodatkowo jeśli nadal chcemy na tych plikach pracować, możemy skorzystać z opcji „Pozostaw wyewidencjonowane”.
Natomiast pożądaną funkcjonalnością przez wielu użytkowników byłaby możliwość otrzymywania powiadomień o wyewidencjonowanych plikach.
W tym celu możemy skorzystać z rozwiązania programistycznego, narzędzia do monitorowania wyewidencjonowanych plików.
Narzędzie może śledzić wyewidencjonowane pliki według ustawionych w jego konfiguracji kryteriów i docelowo wysyłać do odpowiednich użytkowników powiadomienia informujące o wyewidencjonowanych plikach czy przypominać o konieczności ich zaewidencjonowania.
Do wykorzystania dostępne tutaj są powiadomienia PDMowe, które mogą być rozsyłane wewnętrznie po bazie danych (powiadomienia systemowe) lub z wykorzystaniem mailowej skrzynki pocztowej – więcej o powiadomieniach PDMowych w artykule „SOLIDWORKS PDM – Powiadomienia PDM”.
Narzędzie pozwala również przypominać użytkownikom o okresowym ewidencjonowaniu plików, co jest pożądane ze względów bezpieczeństwa, tj. wysłanie lokalnych wersji/zmian na serwer (tutaj przy zaewidencjonowaniu użytkownik może skorzystać z opcji „Pozostaw wyewidencjonowane” w celu dalszej pracy na tych plikach).
Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem takiego rozwiązania w swojej firmie – skontaktuj się z nami!
office@solidexpert.com | 12 626 06 00
